Términos de Uso de BINACAM

1. Quiénes somos y cómo se acepta este contrato

BINAVOX S.A.S., sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.996.840-2, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. y dirección en la Calle 56 No. 85I-06, Torre 8, Apartamento 504, Bogotá D.C., Colombia, es la desarrolladora y titular de la aplicación móvil BINACAM.

Teléfono: +57 312 490 5488

1.1 Qué es este documento

Estos Términos de Uso constituyen el contrato de licencia de uso entre BINAVOX y el negocio que utiliza BINACAM.

1.2 Cómo se acepta

La aceptación es expresa. Al abrir BINACAM por primera vez, la aplicación presenta una pantalla de aceptación que identifica la versión vigente de estos Términos de Uso y proporciona enlaces para consultar tanto estos Términos como la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de BINACAM en el sitio web oficial de BINAVOX.

La aceptación inicial requiere conexión a internet, de manera que el usuario pueda acceder a los documentos vigentes antes de manifestar su consentimiento. Si en ese momento el dispositivo no dispone de conexión, la aceptación podrá completarse cuando esta se restablezca.

La aceptación se realiza mediante una acción afirmativa en la aplicación, que incluye la marcación de la casilla correspondiente y la declaración de que quien acepta ha leído y acepta los documentos y cuenta con facultades para obligar al negocio que representa.

Sin esa aceptación, la aplicación no permite su uso operativo.

Los documentos permanecerán disponibles para consulta en el sitio web oficial de BINAVOX y podrán consultarse posteriormente mediante los accesos disponibles en la aplicación.

Al aceptar, la aplicación registra en el propio dispositivo la versión aceptada de estos Términos de Uso, la fecha y hora de la aceptación y el identificador de instalación. Ese registro permanece en el dispositivo del negocio y no se transmite a BINAVOX.

Cuando BINAVOX publique una versión con cambios sustanciales, la aplicación informará al usuario y volverá a solicitar su aceptación antes de permitir la creación de nuevas actas.

Si no está de acuerdo con estos Términos de Uso o con la Política de Privacidad, no los acepte ni utilice BINACAM.

1.3 Documentos que forman parte de este contrato

Estos términos se complementan con la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de BINACAM, disponible en https://www.binavox.com.co/legal/binacam/privacidad, que forma parte integral de este contrato.

2. Definiciones

Para facilitar la lectura, en este documento:

3. Qué es BINACAM

BINACAM es una aplicación móvil que permite al negocio documentar el estado de un bien en el momento de su recepción o entrega, mediante fotografías, notas de voz, video y la firma del interesado, y generar con ello un acta en formato PDF.

La aplicación opera sin conexión a internet; la verificación del derecho de uso requiere conexión, al inicio y de forma periódica (sección 7). Las actas y las evidencias se almacenan en el dispositivo del negocio.

La aplicación es transversal: se usa en actividades tan distintas como el mantenimiento y reparación de vehículos, el lavado y estética automotriz, el arrendamiento de inmuebles, la construcción y la interventoría de obra, la vigilancia y seguridad privada, la logística y el manejo de contenedores, y otras actividades donde documentar el estado de un bien resulta relevante.

4. Licencia de uso

4.1 Qué se le concede

BINAVOX le concede una licencia personal, limitada, revocable, no exclusiva y no transferible para instalar y usar BINACAM con fines propios de la actividad del negocio, durante la vigencia de la suscripción y conforme a estos términos.

La licencia se concede sobre el uso de la aplicación. BINAVOX conserva la totalidad de los derechos sobre el software.

4.2 La regla central: una suscripción, un dispositivo

Cada suscripción activa autoriza el uso de BINACAM en un (1) dispositivo Android activo a la vez.

Un negocio que necesite usar BINACAM simultáneamente en tres dispositivos deberá contar con tres suscripciones independientes.

4.3 Cuentas de Google Play y dispositivos múltiples

Por el funcionamiento propio de Google Play, una misma Cuenta de Google no puede adquirir varias veces de forma simultánea la misma suscripción. Cuando el negocio requiera varias suscripciones concurrentes, estas podrán necesitar adquirirse mediante Cuentas de Google distintas.

El negocio podrá organizar esas cuentas como cuentas corporativas o de trabajo y utilizar el mismo medio de pago cuando Google Play lo permita. Le recomendamos usar cuentas dedicadas al negocio y no cuentas personales de sus empleados.

El hecho de que técnicamente una misma Cuenta de Google pueda estar registrada en varios dispositivos, o de que Google Play pueda restaurar una compra en ellos, no amplía el alcance de esta licencia ni autoriza el uso simultáneo de una sola suscripción en varios equipos.

4.4 Ausencia de control técnico

En esta versión, BINACAM no cuenta, no bloquea ni revoca dispositivos. No existe un mecanismo centralizado que verifique cuántos equipos usan una misma suscripción.

BINAVOX confía en el cumplimiento contractual del negocio. La ausencia de ese control técnico no modifica ni flexibiliza el límite de una suscripción por dispositivo activo, y su incumplimiento faculta a BINAVOX para actuar conforme a la sección 17.

4.5 Lo que no está permitido

El negocio no podrá:

• Usar una misma suscripción en más de un dispositivo activo de forma simultánea.
• Ceder, arrendar, sublicenciar, revender o prestar la licencia a un tercero.
• Copiar, modificar, descompilar, desensamblar o aplicar ingeniería inversa a la aplicación, salvo en la medida en que la ley lo permita expresamente.
• Eludir, desactivar o interferir los mecanismos de verificación del derecho de uso.
• Usar BINACAM para fines ilícitos o contrarios a estos términos.

5. Prueba gratuita de 14 días

BINACAM ofrece una prueba gratuita de catorce (14) días administrada por Google Play, sujeta a las reglas de elegibilidad de dicha plataforma.

Lo que debe tener presente:

• Google Play exige registrar un medio de pago válido para iniciar la prueba.
• No se cobra el precio de la suscripción durante el periodo de prueba. Google Play puede realizar una retención o verificación temporal del medio de pago, que puede aparecer transitoriamente reflejada en el extracto del titular.
• Al finalizar los 14 días, Google Play cobra automáticamente la modalidad contratada, salvo que la suscripción se cancele antes.
• La cancelación se realiza desde Google Play, en cualquier momento del periodo de prueba, a través del acceso disponible en la sección de configuración de la aplicación o directamente en la tienda.
• La elegibilidad para la prueba la determina Google Play. BINAVOX no puede concederla, extenderla ni reactivarla.
• Durante la prueba, BINACAM opera con todas sus funciones y se rige íntegramente por estos términos.

Al terminar la prueba sin suscripción activa, la aplicación pasa a modo consulta (sección 8).

6. Suscripción: modalidades, renovación y cancelación

6.1 Modalidades

BINACAM se ofrece en dos modalidades del mismo producto:

• Mensual.
• Anual, con un descuento respecto del equivalente de doce mensualidades.

Los precios y el descuento vigentes son los publicados en Google Play al momento de la contratación.

6.2 Renovación automática

Ambas modalidades se renuevan automáticamente al final de cada periodo, por el mismo periodo, salvo cancelación previa. El cobro lo ejecuta Google Play contra el medio de pago registrado.

6.3 Cancelación

El negocio puede cancelar en cualquier momento desde Google Play. La aplicación incluye en su sección de configuración un acceso directo para administrar o cancelar la suscripción.

La cancelación surte efecto al finalizar el periodo ya pagado: no hay reembolso proporcional por el tiempo no usado, y el negocio conserva el derecho de uso mientras dicho periodo permanezca vigente conforme a Google Play.

6.4 Falta de pago

Si el medio de pago es rechazado, Google Play aplica su propio periodo de gracia y sus reintentos de cobro.

• Durante el periodo de gracia, BINACAM sigue operando con normalidad.
• Al entrar la suscripción en suspensión o al terminar por falta de pago, BINACAM pasa a modo consulta (sección 8). No se elimina ninguna información.

6.5 Cambios de precio

BINAVOX podrá modificar los precios para periodos futuros. Los cambios se comunican y aplican conforme a las reglas de Google Play, que exigen aviso previo y, cuando corresponde, aceptación del usuario. Ningún cambio de precio afecta un periodo ya pagado.

6.6 Pagos y reembolsos

Los pagos se procesan íntegramente a través de Google Play. BINAVOX no recibe ni almacena datos de tarjetas ni de medios de pago.

Las solicitudes de reembolso podrán ser gestionadas por Google Play o por BINAVOX mediante las herramientas de Google Play, según corresponda y de acuerdo con las políticas de dicha plataforma y la legislación aplicable.

Lo anterior se entiende sin perjuicio de los derechos irrenunciables que la ley colombiana reconozca al consumidor, incluido el derecho de retracto cuando resulte aplicable.

7. Verificación del derecho de uso y funcionamiento sin conexión

Google Play es la fuente que determina la existencia y vigencia del derecho de uso. BINACAM consulta ese estado cuando el dispositivo tiene conexión y conserva localmente la última respuesta obtenida.

La primera verificación requiere conexión. Hasta completarla, la aplicación no permite crear actas.

Como la aplicación está diseñada para trabajar en campo, BINACAM aplica dos reglas:

• Cuando la aplicación no haya podido verificar el estado de la suscripción, podrá continuar operando temporalmente durante un período máximo de treinta (30) días calendario desde la última verificación exitosa. Agotado ese período sin lograr una nueva verificación, BINACAM pasará a modo consulta hasta que pueda verificar nuevamente el derecho de uso.
• Cuando una verificación exitosa indique que el derecho de uso ya no se encuentra activo, BINACAM pasará a modo consulta.

Debido a que la verificación no es continua y BINACAM está diseñada para operar temporalmente sin conexión, puede existir un intervalo técnico entre la terminación de la suscripción en Google Play y el momento en que la aplicación conozca esa circunstancia. Esta situación no constituye una prórroga, renovación ni extensión de la suscripción y no genera un derecho adicional de uso.

Esta tolerancia es una facilidad técnica de funcionamiento y no extiende, prorroga ni modifica la vigencia jurídica de la suscripción, que se rige exclusivamente por lo registrado en Google Play.

Ninguna información se elimina por la aplicación de estas reglas.

BINACAM opera sin conexión, pero la verificación de la licencia requiere conexión periódica. Le recomendamos conectar el dispositivo a una red al menos una vez al mes.

La verificación de la suscripción no implica que BINAVOX reciba ni almacene el contenido de las inspecciones.

8. Modo consulta

Cuando termina la prueba, cuando la suscripción vence o se suspende, cuando la cancelación se hace efectiva y el derecho de uso deja de estar activo, o cuando se agota la tolerancia descrita en la sección 7, BINACAM pasa a modo consulta.

Qué se bloquea:

• Al ingresar en modo consulta no podrá iniciarse ninguna acta nueva.

Un acta que ya se encontrara en curso antes del cambio de estado podrá completarse y firmarse. Las actas finalizadas son inmutables y no pueden modificarse, con independencia del estado de la suscripción.

Qué sigue funcionando:

• Consultar todas las actas y evidencias.
• Reimprimir y compartir el PDF de cualquier acta.
• Ejecutar la copia de seguridad.

Qué nunca se elimina:

BINACAM no borra actas, fotografías, notas de voz, videos, firmas ni documentos PDF por vencimiento, cancelación o falta de pago. Toda la información permanece en el dispositivo del negocio.

El modo consulta no tiene fecha de terminación: permanece disponible mientras el negocio conserve el dispositivo y la aplicación instalada.

9. Cambio de dispositivo

El negocio puede trasladar su licencia a un dispositivo de reemplazo por cambio, daño, pérdida, robo o renovación de equipo, sin costo adicional y sin trámite ante BINAVOX.

La única condición es que deje de utilizar BINACAM bajo esa misma suscripción en el dispositivo anterior.

El traslado se realiza instalando BINACAM en el nuevo dispositivo e ingresando con la misma Cuenta de Google que adquirió la suscripción.

10. Contenido generado por el negocio

Lo que usted documenta con BINACAM es suyo.

BINAVOX no adquiere derechos sobre el contenido generado por el negocio. El negocio conserva los derechos y el control que legalmente le correspondan sobre las actas, fotografías, notas de voz, videos, firmas y documentos PDF que produzca con la aplicación, sin perjuicio de los derechos que correspondan a los interesados y a terceros, en particular en materia de datos personales, derechos de imagen y demás derechos que la ley reconozca.

BINAVOX no usa, no analiza, no comercializa y no cede ese contenido a terceros.

10.1 BINAVOX no conserva copia y no puede recuperar nada

BINAVOX no opera servidores destinados a recibir o almacenar el contenido de las inspecciones realizadas con BINACAM.

De ello se desprende una consecuencia que el negocio debe comprender antes de usar la aplicación:

Si el dispositivo se pierde, se daña, es robado o se formatea, la información se pierde con él. BINAVOX no conserva copia y no puede recuperarla en ninguna circunstancia, porque nunca la tuvo.

Respaldar la información es una decisión y una responsabilidad exclusivas del negocio. BINACAM guarda las evidencias en carpetas visibles del dispositivo precisamente para que el negocio pueda respaldarlas con las herramientas que elija.

Recuperar la suscripción en un dispositivo nuevo es inmediato. Recuperar las actas no lo es: solo será posible si el negocio mantenía un respaldo propio.

11. Canales externos opcionales

BINACAM puede enviar información a servicios de terceros cuando el propio negocio activa y configura esos canales: envío al canal de Telegram, registro en hoja de cálculo de Google y copia de seguridad automática.

Reglas que rigen estos canales:

• Vienen desactivados de fábrica. Su activación es una decisión del negocio.
• Al activarlos, la información sale del dispositivo y queda sujeta a las condiciones del servicio de destino.
• El negocio provee sus propias credenciales y es responsable de su custodia.
• BINAVOX no tiene acceso a la información que viaje por esos canales, no administra esos servicios y no responde por su disponibilidad, seguridad o condiciones.
• El negocio es responsable de contar con las autorizaciones, contratos y demás mecanismos exigibles por la normativa de protección de datos personales antes de activarlos.

El detalle de cada canal y sus implicaciones en materia de datos personales se describe en la Política de Privacidad.

12. Configuración de otro dispositivo mediante código QR

BINACAM permite trasladar la configuración de un dispositivo a otro mediante un código QR. Este mecanismo no envía información a ningún servicio externo: el traslado ocurre directamente entre los dos dispositivos del negocio.

El código puede contener las credenciales de los canales descritos en la sección 11 y viaja cifrado. Solo puede descifrarlo quien disponga del código de verificación, que debe comunicarse por un canal distinto al del propio código.

La custodia de ambos elementos y la decisión de a quién se entregan corresponden exclusivamente al negocio. El uso de este mecanismo no amplía el alcance de la licencia: cada dispositivo así configurado requiere su propia suscripción conforme a la sección 4.2.

13. Alcance y limitaciones de la aplicación

Esta sección define con precisión qué hace BINACAM y qué no, para evitar expectativas que la aplicación no puede satisfacer.

13.1 Sobre la firma

BINACAM captura la representación gráfica de una firma manuscrita trazada por el interesado en la pantalla del dispositivo y la incorpora al acta.

BINAVOX no presta un servicio de certificación, no emite certificados digitales, no genera una firma digital en los términos de la Ley 527 de 1999, y no garantiza por sí mismo la identidad del firmante ni la eficacia jurídica de dicha captura. Su valoración dependerá de las circunstancias del caso y de la normativa aplicable.

Verificar la identidad de quien firma corresponde al negocio.

13.2 Sobre la evidencia

BINACAM organiza las evidencias en una cadena de evidencias e incorpora al acta elementos que facilitan la verificación de su integridad.

BINAVOX no certifica la integridad, la autenticidad ni la veracidad del contenido registrado. El acta aporta elementos de evidencia sobre el estado de un bien en un momento determinado. Determinar su valor probatorio en un caso concreto corresponde a la autoridad competente conforme a la normativa aplicable.

13.3 Sobre el contenido del acta

El contenido del acta lo determina íntegramente el negocio: qué fotografía, qué anota, qué declara y a quién solicita la firma. BINAVOX no verifica, valida ni supervisa ese contenido.

14. Obligaciones del negocio

El negocio se obliga a:

• Usar BINACAM conforme a la ley y a estos términos.
• Cumplir la normativa de protección de datos personales respecto de los interesados cuyos datos registre, en su condición de Responsable del tratamiento.
• Obtener las autorizaciones que resulten exigibles antes de capturar datos personales y evidencias.
• Custodiar el dispositivo, sus credenciales y la información que contiene, y mantener activo el bloqueo de pantalla del equipo.
• Respaldar por su cuenta la información que considere relevante.
• No usar la aplicación para documentar hechos falsos ni para inducir a error a terceros.
• Informar a BINAVOX cualquier uso no autorizado de su suscripción del que tenga conocimiento.

15. Propiedad intelectual de BINAVOX

BINACAM, su código, su diseño, su interfaz, su documentación, la marca BINACAM y la marca BINAVOX son propiedad de BINAVOX S.A.S. y están protegidos por la normativa de derechos de autor y propiedad industrial aplicable en Colombia.

Estos términos no transfieren ningún derecho de propiedad intelectual al negocio. Ningún elemento de la aplicación podrá usarse, reproducirse o registrarse por el negocio sin autorización escrita de BINAVOX.

16. Disponibilidad, actualizaciones y cambios en la aplicación

BINAVOX podrá publicar actualizaciones que corrijan errores, mejoren el funcionamiento o incorporen nuevas funciones. Algunas actualizaciones podrán ser necesarias para que la aplicación siga operando correctamente.

BINAVOX podrá modificar, sustituir o descontinuar funciones. Si una modificación reduce de forma sustancial las funciones contratadas, se informará con antelación razonable y el negocio podrá cancelar la suscripción conforme a la sección 6.3.

BINACAM se distribuye exclusivamente a través de Google Play y requiere un dispositivo Android compatible. BINAVOX no garantiza su funcionamiento en dispositivos modificados, con permisos de superusuario o con versiones de Android no soportadas.

17. Suspensión y terminación

BINAVOX podrá suspender o terminar la licencia, previo requerimiento cuando las circunstancias lo permitan, si el negocio:

• Usa una misma suscripción en más de un dispositivo activo de forma simultánea.
• Elude o intenta eludir los mecanismos de verificación del derecho de uso.
• Usa la aplicación para fines ilícitos.
• Incumple de forma grave cualquier obligación de estos términos.

La terminación de la licencia no faculta a BINAVOX para eliminar la información del dispositivo del negocio, a la que no tiene acceso.

El negocio puede terminar este contrato en cualquier momento cancelando la suscripción y desinstalando la aplicación.

18. Garantías y limitación de responsabilidad

BINACAM se proporciona tal como está. BINAVOX trabaja para que la aplicación funcione correctamente, pero no garantiza que esté libre de errores ni que su funcionamiento sea ininterrumpido en todo dispositivo y circunstancia.

BINAVOX no responde por:

• La pérdida de información derivada de la pérdida, daño, robo, formateo o mal funcionamiento del dispositivo del negocio.
• La ausencia de respaldos por parte del negocio.
• El contenido que el negocio registre en las actas ni el uso que haga de ellas.
• La disponibilidad, seguridad o condiciones de los servicios de terceros que el negocio active.
• Las decisiones que el negocio o un tercero adopten con fundamento en un acta.

En las relaciones en las que resulte jurídicamente válido pactar una limitación de responsabilidad y en la máxima medida permitida por la ley, la responsabilidad total de BINAVOX frente al negocio por reclamaciones relacionadas con BINACAM no excederá el valor efectivamente pagado por la suscripción durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación.

Esta limitación no se aplicará en casos de dolo o culpa grave, ni cuando una norma imperativa establezca una responsabilidad diferente o reconozca derechos irrenunciables al consumidor o usuario.

19. Soporte

BINAVOX presta soporte sobre el funcionamiento de la aplicación a través de soporte@binavox.com.co, en días y horas hábiles.

El soporte no incluye la recuperación de información perdida, que no es técnicamente posible (sección 10.1), ni la asesoría jurídica sobre el contenido de las actas o el cumplimiento normativo del negocio.

20. Datos personales

El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales de BINACAM, disponible en https://www.binavox.com.co/legal/binacam/privacidad, que forma parte integral de estos términos.

21. Relación con los términos de Google Play

La adquisición, el cobro, la renovación, la cancelación y el reembolso de la suscripción se rigen además por los Términos de Servicio de Google Play y sus políticas de pago.

La adquisición, facturación, renovación, cancelación y administración de la suscripción están sujetas además a los términos y políticas aplicables de Google Play.

Estos Términos regulan la licencia de uso y la relación contractual entre BINAVOX y el negocio; las condiciones de Google Play regulan la utilización de dicha plataforma y los procesos que esta administra. Cada instrumento será aplicable dentro de su respectivo ámbito, sin perjuicio de las normas imperativas que correspondan. BINAVOX no es parte de la relación entre el negocio y Google.

22. Cambios en estos términos

BINAVOX podrá modificar estos términos. Las modificaciones se publicarán en esta misma dirección, actualizando el número de versión y la fecha de entrada en vigencia.

Los cambios sustanciales se comunicarán dentro de la aplicación y requerirán una nueva aceptación conforme a la sección 1.2. Si el negocio no acepta los nuevos términos, podrá cancelar la suscripción conforme a la sección 6.3 y continuar usando la aplicación en modo consulta.

23. Ley aplicable, foro y derechos del consumidor

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia.

Las controversias serán conocidas por las autoridades judiciales o administrativas que resulten competentes conforme a la legislación aplicable. En las relaciones en las que resulte jurídicamente válido pactarlo, Bogotá D.C. será el lugar contractual, sin afectar las reglas de competencia de carácter imperativo ni los derechos que la legislación reconozca a los consumidores o usuarios.

Cuando el negocio o el usuario califique como consumidor conforme a la Ley 1480 de 2011, se aplicarán en su favor las disposiciones de dicha ley, y ninguna cláusula de estos términos podrá interpretarse como una renuncia a los derechos que esa normativa le reconoce, incluidos los relativos al foro competente y a las acciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Si alguna disposición de estos términos resulta ineficaz o inaplicable, las demás conservan plena vigencia.

24. Vigencia

Estos términos entran en vigencia el 18 de septiembre de 2026 y permanecen vigentes mientras no sean sustituidos por una versión posterior publicada en esta misma dirección.

25. Contacto