Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales — BINACAM

1. Identificación del responsable

BINAVOX S.A.S., sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.996.840-2, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. y dirección en la Calle 56 No. 85I-06, Torre 8, Apartamento 504, Bogotá D.C., Colombia, es la desarrolladora de la aplicación BINACAM.

Teléfono: +57 312 490 5488

Canales de contacto:

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales es la administración de BINAVOX S.A.S., a través del correo datospersonales@binavox.com.co. El procedimiento y los plazos aplicables se describen en la sección 14.

2. Qué es BINACAM y a quién va dirigida

BINACAM es una aplicación móvil que permite a un negocio documentar el estado de un bien en el momento de su recepción o entrega, mediante fotografías, notas de voz, video y, cuando se obtiene, la firma de la persona interesada.

La aplicación es transversal: se usa en actividades tan distintas como el mantenimiento y reparación de vehículos, la compraventa de vehículos usados, el lavado y estética automotriz, el arrendamiento de inmuebles, la construcción y la interventoría de obra, la vigilancia y seguridad privada, la logística y el manejo de contenedores, y otras actividades donde documentar el estado de un bien resulta relevante.

En este documento te hablamos de tú. "Tú" es quien lee esta política: la persona que usa la aplicación o, en la sección 14, cualquier titular de datos. "El negocio" es la persona natural o jurídica en cuyo nombre se usa la aplicación y que responde como Responsable del tratamiento de los datos de las inspecciones. "El interesado" es la persona cuyos datos quedan registrados en el acta, la haya firmado o no.

3. BINAVOX no recibe los datos de sus inspecciones

BINACAM crea y finaliza actas sin conexión a internet y almacena la información de las inspecciones en el dispositivo del negocio. Algunas funciones requieren conexión: la aceptación inicial de los Términos de Uso, la verificación de la suscripción con Google Play (sección 11.2) y los servicios externos que el negocio decida activar (sección 10).

En el funcionamiento ordinario de la aplicación, BINAVOX no opera servidores destinados a recibir o almacenar el contenido de las inspecciones realizadas con BINACAM. No tenemos acceso a las actas, fotografías, notas de voz, videos, firmas, ubicaciones ni datos de contacto que el negocio registre. No podemos consultarlos, no podemos recuperarlos si se pierden, y no podemos entregarlos a un tercero porque no los tenemos. La única excepción es lo que tú decidas adjuntar voluntariamente a una comunicación de soporte (sección 11.1).

De esto se desprende la distribución de responsabilidades que rige esta política:

• El negocio es el Responsable del tratamiento de los datos personales de los interesados. Es quien decide qué datos recolecta, con qué finalidad, por cuánto tiempo los conserva, a qué servicios externos los transmite y bajo qué condiciones.
• Respecto de los datos contenidos en las inspecciones, y mientras estos permanezcan bajo control exclusivo del negocio en su dispositivo o en los servicios externos que este configure directamente, BINAVOX actúa como proveedor de tecnología: no recibe dichos datos ni realiza su tratamiento por cuenta del negocio.

Esta calificación depende de las condiciones reales de operación descritas en este documento. BINAVOX diseña BINACAM procurando incorporar salvaguardas que faciliten un tratamiento seguro y conforme a la normativa aplicable, y describe con transparencia sus limitaciones.

BINAVOX recibe y trata directamente determinados datos personales en las situaciones descritas en la sección 11 —principalmente solicitudes de soporte, administración de suscripciones, facturación y reclamaciones de consumo—. Respecto de dichos datos, BINAVOX actúa como Responsable del tratamiento.

Adicionalmente, determinadas librerías tecnológicas de terceros incorporadas en BINACAM pueden recopilar directamente información técnica para su propio funcionamiento, según se describe en la sección 9.

4. Qué información maneja la aplicación

Toda la información de esta sección se guarda en el dispositivo del negocio.

4.1 Datos del negocio y de quien opera la aplicación

Nombre del negocio, número de identificación tributaria, dirección, logotipo, y el nombre, celular, correo y fotografía de la persona que realiza la inspección.

4.2 Datos del interesado

Nombre, número de identificación, teléfono, correo electrónico y dirección. Estos datos los introduce el negocio. El interesado puede figurar en el acta aunque no la firme.

4.3 Datos del bien inspeccionado

Identificador principal —placa, número de activo, número de contenedor, número de lote, según la actividad— y los atributos que correspondan al tipo de bien.

El identificador del bien inspeccionado puede constituir un dato personal cuando, por sí mismo o en conjunto con otra información, permita identificar a una persona natural. Según la plantilla utilizada, dicho identificador puede corresponder a una placa vehicular, un número de documento u otro código de identificación.

Este identificador puede incorporarse en los nombres de archivos, leyendas, mensajes operativos y avisos de envío. El negocio es responsable de utilizar identificadores adecuados, limitar los datos personales a los necesarios para la inspección y garantizar que su tratamiento y comunicación cuenten con fundamento jurídico.

4.4 Evidencias

Fotografías, notas de voz, videos, observaciones escritas y la firma manuscrita del interesado, capturada en pantalla. Ver la sección 8 sobre datos sensibles.

4.5 Ubicación geográfica

Si el negocio concede el permiso de ubicación precisa, cada fotografía queda asociada a las coordenadas del lugar donde se tomó. Ver la sección 6.

4.6 Identificador de instalación

La aplicación genera un identificador aleatorio propio para distinguir un dispositivo de otro. No lee ningún identificador del hardware ni del sistema operativo: no accede al IMEI, al número de serie, a la dirección MAC ni al identificador de publicidad. El identificador desaparece al desinstalar la aplicación y se genera uno nuevo si se reinstala.

Este identificador no está diseñado para identificar directamente a una persona. Sin embargo, cuando se asocia con información suministrada en una solicitud de soporte —por ejemplo, la dirección de correo del remitente— puede constituir un dato personal vinculado a ese usuario o dispositivo. Ver la sección 11.

Este identificador se incluye en cada fila enviada a la hoja de cálculo de Google, cuando el negocio vincula ese canal (sección 10.2). No se entrega a las librerías de reconocimiento de Google (ML Kit), que utilizan sus propios identificadores técnicos para los fines descritos en la sección 9.

4.7 Registro de aceptación de los Términos de Uso

Cuando el negocio acepta los Términos de Uso, la aplicación registra en el dispositivo la versión aceptada, la fecha y hora de la aceptación y el identificador de instalación. Este registro no se envía a BINAVOX ni a terceros —salvo que tú lo incluyas al enviar un correo de soporte o el comprobante de una compra desde la aplicación (secciones 11.1 y 11.3)—, no se incluye en las copias de seguridad ni en el código QR de configuración, y se elimina al desinstalar la aplicación o borrar sus datos.

4.8 Cupo inicial gratuito y registro de la suscripción

La aplicación guarda en el dispositivo cuántas de las cinco actas del cupo inicial gratuito se han consumido en esa instalación, y el resultado de la última verificación de la suscripción con Google Play: fechas de verificación, si la suscripción figura vigente, el identificador del pedido inicial de Google Play y la fecha y hora de alta de la suscripción. Cuando la compra se hace desde la aplicación, guarda también el plan elegido. Al confirmarse una compra, guarda una copia de la versión y la fecha de aceptación de los Términos vigentes en ese momento, y registra si ya te ofreció enviar el comprobante. Estos datos permiten preparar el comprobante de compra y solicitar tu factura (sección 11.3).

BINACAM no envía estos registros por su cuenta a BINAVOX ni a terceros. Parte de ellos sale del dispositivo solo cuando tú decides enviar el comprobante de compra: la aplicación los entrega a tu aplicación de correo o, si no tienes una, al portapapeles, y BINAVOX los recibe si envías el mensaje (sección 11.3). No se incluyen en la copia de seguridad, en el código QR de configuración, en Telegram ni en la hoja de cálculo. Se eliminan al desinstalar la aplicación o borrar sus datos. La aplicación no guarda el token de compra, la Cuenta de Google ni ningún importe.

5. Permisos que solicita la aplicación

La aplicación no solicita permisos de contactos, calendario, llamadas, mensajes, sensores corporales, actividad física, ubicación en segundo plano, ni acceso a archivos ajenos a los que ella misma genera.

6. Ubicación geográfica

Cuando el permiso de ubicación precisa está concedido, las coordenadas quedan registradas en tres lugares a la vez:

1. En la base de datos interna, asociadas a cada fotografía.
2. En los metadatos EXIF del archivo de imagen.
3. Impresas visiblemente sobre la fotografía, como una línea de texto sobreimpresa.

Es una decisión de diseño deliberada: busca que la evidencia no se separe de su contexto.

Sobre la ubicación aproximada. En Android 12 y versiones posteriores, el sistema permite elegir entre ubicación Precisa y Aproximada al momento de conceder el permiso. BINACAM solo registra coordenadas precisas. Si se concede únicamente ubicación aproximada, la aplicación la descarta y las fotografías quedan sin coordenadas, igual que si el permiso se hubiera negado. Es una decisión deliberada: una coordenada aproximada, presentada con la misma apariencia que una precisa, induciría a error sobre el lugar donde se tomó la evidencia.

Sobre la precisión. Las coordenadas se muestran con seis posiciones decimales. Este formato no constituye una garantía de exactitud geográfica: la precisión real depende del dispositivo, de la disponibilidad de señal satelital y de las condiciones del entorno. La cantidad de decimales indica la resolución con que se representa el número, no el margen de error de la medición.

Consecuencia que el negocio debe conocer: como las coordenadas están impresas sobre la propia imagen, viajan con la fotografía a cualquier parte donde esta se comparta, incluido el documento PDF que se entrega al interesado. Si el negocio no desea que la ubicación quede registrada, tiene dos vías: negar el permiso de ubicación, o concederlo únicamente como Aproximada en Android 12 o versiones posteriores. En ambos casos la aplicación funciona con normalidad y las fotografías quedan sin coordenadas.

De acuerdo con las funcionalidades de captura implementadas por BINACAM, las fotografías son las evidencias que pueden incorporar coordenadas geográficas. La firma manuscrita, los videos y las notas de voz no reciben coordenadas geográficas añadidas por BINACAM.

7. Dónde se guarda la información en el dispositivo

Advertencia expresa sobre la firma manuscrita. La firma se guarda como una imagen en una carpeta pública del dispositivo, junto con las fotografías. Esto permite que el negocio consulte y respalde sus evidencias con las herramientas del propio teléfono, pero significa que cualquier aplicación instalada con permiso de acceso a imágenes puede leerla, así como cualquier persona que acceda al dispositivo desbloqueado.

Dado que la firma manuscrita puede constituir un dato personal sensible (sección 8), el negocio debe proteger el dispositivo con bloqueo de pantalla, mantener el sistema operativo actualizado, restringir su uso al personal autorizado y evaluar qué aplicaciones instala en él.

7.1 Custodia de la información y pérdida del dispositivo

Toda la información existe en el dispositivo del negocio. BINACAM no la replica en ningún servidor, ni de BINAVOX ni de terceros, salvo los envíos que el propio negocio configure y active (sección 10).

Si el dispositivo se pierde, se daña, es robado o se formatea, toda la información se pierde con él: las actas, las fotografías, las notas de voz, los videos y las firmas. BINAVOX no conserva copia de esa información y no puede recuperarla en ninguna circunstancia, porque nunca la tuvo.

Respaldar la información es una decisión y una responsabilidad exclusivas del negocio. BINACAM ofrece su propia copia de seguridad, que contiene la base de datos y la configuración, y guarda las evidencias en carpetas visibles del dispositivo para que el negocio pueda respaldarlas con las herramientas que elija: un servicio de almacenamiento en la nube, una aplicación de sincronización de carpetas o una copia manual a un computador. La base de datos y la configuración residen en almacenamiento privado y solo se respaldan con la copia de seguridad de BINACAM, porque la aplicación no permite la copia automática del sistema operativo (sección 9).

BINAVOX no presta servicios de respaldo, no administra ni recomienda ningún proveedor de almacenamiento en la nube, y no tiene relación comercial con ninguno. La aplicación menciona alternativas en su pantalla de configuración a título meramente informativo.

El negocio deberá determinar, según las condiciones del proveedor que utilice, si la copia constituye una transmisión o una transferencia de datos personales, nacional o internacional, y adoptar previamente las autorizaciones, contratos y demás mecanismos que resulten exigibles. La distinción y sus consecuencias se explican en la sección 10.6.

8. Datos personales sensibles

La Ley 1581 de 2012 define como sensibles aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, e incluye expresamente los datos biométricos.

Dependiendo de su contenido, las evidencias capturadas con BINACAM pueden involucrar datos personales sensibles. En particular:

• La firma manuscrita. Cumple en el acta una función de identificación y de atribución de autoría. Las autoridades han reconocido que las características biométricas comportamentales pueden incluir la forma de firmar, por lo que existe un riesgo relevante de que la firma sea tratada jurídicamente como dato sensible.
• Las fotografías y los videos. Si captan el rostro de una persona de forma identificable, pueden involucrar datos biométricos.
• Las notas de voz. Si registran la voz de una persona identificable, o si su contenido revela información sobre su salud, sus creencias u otras categorías protegidas.
• Las observaciones escritas. Si el operador consigna información que pertenezca a categorías especiales.

Consecuencias para el negocio como Responsable. El tratamiento de datos sensibles está sujeto a reglas reforzadas. Entre otras, el negocio debe informar al titular cuáles de los datos recolectados son sensibles y con qué finalidad serán utilizados, y advertirle expresamente que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo en los casos en que la ley no lo exija. El negocio debe además abstenerse de recolectar datos sensibles que no sean estrictamente necesarios para la finalidad legítima de la inspección.

BINAVOX no determina qué evidencias captura cada negocio ni con qué finalidad, y no puede evaluar por él si un tratamiento concreto involucra datos sensibles.

9. Seguridad: qué protege la aplicación y qué no

Somos explícitos sobre los límites, porque una declaración de seguridad que prometa más de lo que el producto ofrece no protege a nadie.

Lo que sí:

• La información de las inspecciones no se envía a servidores de BINAVOX.
• La base de datos, la configuración y los documentos PDF residen en almacenamiento privado de la aplicación, inaccesible para otras aplicaciones en un dispositivo sin modificar.
• Las comunicaciones con Telegram se realizan sobre conexión cifrada (HTTPS).
• El código de configuración QR viaja cifrado con AES-256-GCM y una clave derivada del código de verificación, que debe transmitirse por un canal distinto al del propio código.
• La aplicación no incorpora herramientas de analítica, publicidad ni reporte de fallos, y no envía a BINAVOX ningún dato de uso. No hay componentes de Google Analytics, Firebase, Crashlytics, redes publicitarias ni similares.
• Las conexiones de red iniciadas directamente por BINACAM para transmitir información a los canales configurados por el negocio utilizan conexiones cifradas (HTTPS). La aplicación rechaza las conexiones sin cifrar en todas las versiones de Android soportadas. Cuando el negocio comparte un acta mediante otra aplicación (por ejemplo, mensajería o correo), esa aplicación realiza sus propias comunicaciones y aplica sus propias condiciones.
• Excepción que el negocio debe conocer: para leer placas y códigos QR, la aplicación utiliza las librerías de reconocimiento de imágenes de Google (ML Kit), que procesan las imágenes en el propio dispositivo. Esas librerías envían a Google información técnica sobre su funcionamiento —datos del dispositivo y de la aplicación, identificadores técnicos, métricas de rendimiento, configuración y códigos de error— que Google utiliza para diagnosticar, mantener y mejorar dichas librerías. Las imágenes y el contenido de las inspecciones no forman parte de ese envío. BINAVOX no recibe esa información, y su tratamiento se rige por las condiciones y la política de privacidad de Google.

  Google puede procesar esta información técnica mediante infraestructura ubicada fuera de Colombia. BINAVOX no determina la ubicación específica de dicho procesamiento, no recibe esa información y no controla el tratamiento realizado directamente por Google. Las comunicaciones técnicas realizadas directamente por las librerías de Google se rigen por los mecanismos y políticas de seguridad de ese proveedor.

• La aplicación no permite la copia de seguridad automática del sistema operativo sobre su almacenamiento privado (base de datos y configuración), para que esos datos no se repliquen fuera del dispositivo sin decisión del negocio. Las carpetas públicas de evidencias (sección 7) sí pueden ser copiadas por herramientas del sistema o de terceros que el negocio configure.

Lo que no:

• La información no está cifrada en reposo. Ni la base de datos, ni las evidencias, ni la configuración, ni el archivo de copia de seguridad. Quien tenga acceso al dispositivo desbloqueado, o acceso con privilegios de administrador, puede leerla.
• Las credenciales de los canales de envío se guardan sin cifrar en el almacenamiento privado de la aplicación. Esto incluye el identificador del bot de Telegram y la dirección de la hoja de cálculo. Se asume que el dispositivo está bajo control del negocio.
• Las evidencias, incluida la firma, residen en carpetas públicas del dispositivo, accesibles a otras aplicaciones con permiso de lectura de medios (sección 7). Advertirlo no elimina ese riesgo: el negocio debe adoptar las medidas de seguridad del dispositivo descritas en la sección 7.
• La seguridad del dispositivo es responsabilidad del negocio.

10. Envío de información a servicios externos

La aplicación puede transmitir información a servicios de terceros. Los envíos automáticos descritos en las secciones 10.1 a 10.3 son opcionales, requieren la configuración del canal correspondiente por parte del negocio y operan con las credenciales que el propio negocio provee. El envío manual descrito en la sección 10.5 se realiza únicamente cuando el usuario ejecuta la acción de compartir un acta y selecciona la aplicación de destino. Ninguno de estos envíos pasa por BINAVOX.

10.1 Envío automático a Telegram

Si el negocio vincula un canal de Telegram, al finalizar cada acta BINACAM envía automáticamente al chat configurado:

• Un mensaje de texto con el número de acta, el identificador del bien, el nombre y el número de identificación del interesado, la etapa, el negocio, el operador, la fecha, un resumen de hallazgos y las observaciones abreviadas. No incluye el teléfono ni el correo del interesado.
• El documento PDF completo del acta, con el contenido descrito en la sección 12.
• Los videos y las notas de voz del acta, incluidas las notas de voz asociadas a fotografías. Cada archivo se transmite en su formato original, sin recomprimir, acompañado de una leyenda con el número de acta y el identificador del bien. El nombre del archivo incluye la fecha y hora de guardado, el número de acta, el identificador del bien y un consecutivo. Las fotografías no se remiten individualmente por este canal, sino incorporadas al PDF.

Archivos de gran tamaño. Cuando un video o nota de voz supera los 50 MB, BINACAM no lo envía a Telegram. En su lugar, comunica esta situación al chat configurado, identificando el acta y el bien correspondiente. El archivo permanece almacenado en el dispositivo mientras no sea eliminado por el usuario o mediante otra operación de la aplicación.

Avisos de envío. Cuando una pieza o el registro en la hoja de cálculo descrito en la sección 10.2 no puede enviarse después de los intentos previstos por la aplicación, BINACAM comunica al chat configurado un aviso con el número de acta, el identificador del bien, la pieza afectada y un motivo general. El aviso no incorpora directamente el nombre, el teléfono ni el correo del interesado, aunque el identificador del bien puede constituir un dato personal (sección 4.3).

Conectividad. Si el negocio configura la opción de enviar archivos únicamente mediante Wi-Fi, el PDF, los videos y las notas de voz permanecen pendientes hasta que exista una conexión Wi-Fi disponible. El mensaje de texto puede enviarse mediante cualquier conexión a internet disponible.

Advertencia sobre privacidad y destinatarios. Los mensajes, documentos y archivos multimedia transmitidos a Telegram pueden contener datos personales, incluidos números de identificación, imágenes, voces, conversaciones y otros elementos que permitan identificar a personas naturales. Dependiendo de su contenido y utilización, algunas grabaciones pueden contener datos sensibles (sección 8).

La información puede quedar accesible para integrantes del chat configurado, aparecer en notificaciones o vistas previas y ser descargada, conservada o reenviada por sus destinatarios. Su tratamiento posterior está sujeto a las condiciones y prácticas del servicio de destino y a las obligaciones legales de quienes acceden a ella.

El negocio debe configurar destinos apropiados, restringir los accesos, controlar sus integrantes, proteger los dispositivos autorizados y contar con las autorizaciones o demás fundamentos jurídicos exigibles para captar, almacenar y comunicar las evidencias, incluyendo imagen y voz (sección 15).

Los archivos enviados a Telegram no pueden retirarse ni eliminarse de ese servicio mediante las funciones de BINACAM.

10.2 Hoja de cálculo de Google

Si el negocio vincula una hoja de cálculo, al finalizar cada acta se envía una fila con los datos del acta, incluidos el nombre y el número de identificación del interesado, la dirección del negocio y el identificador de instalación del dispositivo (sección 4.6). A diferencia de Telegram, esta fila incluye el teléfono y el correo del interesado, y las observaciones completas sin abreviar. La fila no incluye coordenadas ni fotografías.

10.3 Copia de seguridad diaria automática

Esta función está desactivada de fábrica y solo opera si el negocio la activa expresamente y ha vinculado previamente un canal de Telegram.

Cuando está activa, una vez al día se envía a ese canal un archivo comprimido que contiene la base de datos completa del dispositivo: todos los interesados registrados con sus nombres, números de identificación, teléfonos y correos; todos los bienes; todas las actas con sus observaciones; y el registro completo de evidencias con sus coordenadas. La copia no incluye las fotografías, las notas de voz ni los videos.

Advertencia reforzada. Esta función transmite la totalidad de la base de datos del negocio, incluidos los datos de todos sus interesados históricos, a un servicio de mensajería operado por un tercero, con servidores fuera de Colombia. El archivo se transmite sin cifrado propio, protegido únicamente por el cifrado de transporte del servicio.

Antes de activarla, el negocio debe evaluar si esa operación es compatible con sus obligaciones legales, incluidas las relativas a transferencia o transmisión internacional de datos (sección 10.6). La activación por parte del negocio no sustituye las autorizaciones que la ley exija de los titulares.

10.4 Configuración de otro dispositivo mediante código QR

Permite trasladar la configuración de un dispositivo a otro. El código viaja cifrado y puede contener las credenciales de los canales de envío. No incluye el identificador de instalación ni los datos del operador. Solo puede descifrarlo quien tenga el código de verificación, que debe comunicarse por un canal distinto —por ejemplo, una llamada— y nunca junto al propio código.

10.5 Compartir el acta desde la aplicación

Desde el detalle de un acta finalizada, incluso en modo consulta, el usuario puede elegir entre compartir únicamente el PDF o compartir el PDF junto con los videos y las notas de voz asociados al acta, incluidas las notas de voz vinculadas a fotografías.

Cuando el acta contiene videos o notas de voz, BINACAM presenta preseleccionada la opción de compartir dichos archivos junto con el PDF. El usuario puede cambiar esta selección antes de ejecutar la acción.

La operación se inicia mediante el botón de WhatsApp o seleccionando otra aplicación compatible desde el menú del sistema operativo.

BINACAM facilita el acceso temporal a los archivos seleccionados para que la aplicación de destino gestione su envío conforme a sus propias funcionalidades, condiciones y mecanismos de seguridad. BINACAM no ejecuta directamente la transmisión por internet correspondiente a ese envío manual, no genera copias adicionales para compartir ni registra los destinatarios elegidos.

Los archivos pueden contener datos personales de personas identificadas o identificables, incluyendo imagen, voz y conversaciones. El usuario y el negocio deben verificar que la comunicación se realice a destinatarios autorizados y para finalidades legítimas.

Una vez que la aplicación receptora accede a los archivos, su conservación, transmisión, eliminación y tratamiento posterior dependen de dicha aplicación y de quienes los reciben. BINACAM no puede revocar copias ya transferidas ni garantizar su eliminación por terceros.

10.6 Transmisión y transferencia de datos: obligaciones del negocio

La normativa colombiana distingue dos figuras, con consecuencias distintas:

• Transmisión: el receptor trata los datos como Encargado, por cuenta y siguiendo instrucciones del Responsable. La transmisión internacional exige, por regla general, un contrato de transmisión que imponga al receptor las obligaciones correspondientes.
• Transferencia: el receptor asume la condición de Responsable y trata los datos para sus propias finalidades. La transferencia internacional está sujeta al artículo 26 de la Ley 1581, que la prohíbe hacia países que no ofrezcan niveles adecuados de protección, salvo las excepciones legales, entre ellas la autorización expresa e inequívoca del titular.

El negocio, como Responsable, debe determinar en cada caso qué figura corresponde al servicio que utilice —Telegram, hoja de cálculo, proveedor de respaldo en la nube u otro—, según las condiciones de ese proveedor, y adoptar previamente los contratos, autorizaciones y demás mecanismos exigibles.

Subrayamos un punto que suele pasarse por alto: la decisión del negocio de activar un canal no equivale a la autorización de los titulares cuyos datos se transmitirán. Cuando la ley exija autorización del titular, esa autorización debe obtenerse de él.

BINAVOX no es parte de esas relaciones, no interviene en la contratación con esos proveedores y no puede evaluarlas por el negocio.

10.7 Advertencia sobre los servicios de terceros

Una vez la información llega a Telegram, a Google o a cualquier otra aplicación, queda sujeta a las políticas de privacidad de esos servicios, que pueden almacenarla en servidores fuera de Colombia. BINAVOX no controla esos servicios, no tiene acceso a la información allí depositada y no puede retirarla.

11. Datos que BINAVOX sí trata

Respecto de los datos descritos en esta sección, BINAVOX es Responsable del tratamiento, y los titulares pueden ejercer sus derechos directamente ante BINAVOX conforme al procedimiento de la sección 14.

11.1 Solicitudes de soporte y de datos personales

Si nos escribes a soporte@binavox.com.co, a datospersonales@binavox.com.co o a cualquier otro correo de BINAVOX, recibimos el mensaje con los datos que decidas incluir: como mínimo, la dirección de correo del remitente y el contenido de la comunicación. Si adjuntas voluntariamente un acta, una fotografía u otro contenido de una inspección, BINAVOX lo recibe y lo trata solo para atender tu solicitud; te recomendamos no enviar datos de interesados salvo que sean indispensables.

Desde la aplicación, el botón de soporte prepara un correo que el remitente puede revisar antes de enviarlo, e incluye la siguiente información técnica:

• versión y compilación de la aplicación, y su fecha de compilación;
• fabricante y modelo del dispositivo;
• versión de Android y nivel de API;
• identificador de instalación (sección 4.6);
• código de la plantilla de industria activa;
• versión, fecha y hora de aceptación de los Términos de Uso (sección 4.7).

Al quedar asociada a la dirección de correo del remitente, esa información técnica puede constituir un dato personal vinculado a esa persona o a su dispositivo.

Finalidad: atender la solicitud, diagnosticar problemas técnicos, dejar constancia del trámite y responder consultas y reclamos.

Conservación: durante el tiempo razonable y necesario para cumplir esas finalidades y las obligaciones administrativas, contables, fiscales, jurídicas o contractuales aplicables. Cumplidas estas, se procede a su supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservación.

Encargado: el correo de BINAVOX lo presta mi.com.co, proveedor del servicio de correo y alojamiento de correo de binavox.com.co, que procesa los mensajes por cuenta de BINAVOX. Aplica igualmente a los correos de las secciones 11.3 y 11.4.

Estos datos no se usan con fines publicitarios, y solo se comunican al encargado señalado o a una autoridad competente que los requiera.

11.2 Suscripciones a través de Google Play

Los pagos se procesan íntegramente por Google Play. BINAVOX no recibe ni almacena datos de tarjetas ni de medios de pago. A través de la consola y de los reportes de Google Play accedemos a la información de cada compra que Google pone a disposición de los desarrolladores: el identificador y el token del pedido, la fecha y hora, el producto y el plan, el estado del pedido y de la suscripción, el precio, el impuesto, el total, los ingresos estimados, los reembolsos o ajustes y el historial de eventos del pedido, además del país de facturación del comprador y, cuando Google los incluya en sus reportes, su departamento o región y código postal. Usamos esa información para administrar el servicio, expedir las facturas y notas crédito, conciliar los pagos y atender solicitudes comerciales. Otros datos que te identifiquen, como tu nombre o tu documento, pueden llegarnos por los canales que tú uses: facturas y comprobantes de compra (sección 11.3), soporte (sección 11.1), retractos y reclamaciones (sección 11.4) y solicitudes sobre tus datos personales (sección 14.2).

Verificación desde la aplicación. Para comprobar el derecho de uso, la aplicación consulta a Google Play el estado de la suscripción asociada a la Cuenta de Google del dispositivo. Esa consulta se realiza entre el dispositivo y Google Play; su resultado se conserva en el dispositivo y no se envía a BINAVOX.

La aplicación también conserva en el dispositivo el identificador del pedido inicial y los demás datos de la sección 4.8, para preparar el comprobante de compra. La aplicación no los envía por su cuenta a BINAVOX; solo los recibimos si tú envías ese comprobante (sección 11.3).

El tratamiento que Google realice de esos datos se rige por su propia política de privacidad y queda fuera del control de BINAVOX.

11.3 Facturas y comprobantes de compra

BINAVOX expide una factura electrónica por cada compra y cada renovación. Cuando el comprador no suministra su identificación, la factura se expide a nombre de consumidor final.

Cómo llegan los datos: cuando la aplicación confirma con Google Play una compra o una suscripción vigente, te ofrece, una vez en esa instalación, enviar a facturacion@binavox.com.co, desde tu propia cuenta de correo, un comprobante de la compra ya preparado con los datos disponibles de tu suscripción y de tu aceptación de los Términos de Uso. El ofrecimiento puede repetirse si reinstalas la aplicación. También puedes enviarlo en cualquier momento desde la configuración de la aplicación, incluso para solicitar la factura de una renovación, o escribirnos directamente. La aplicación solo prepara el correo: no lo envía por su cuenta ni guarda los datos que escribas en él. BINAVOX responde a ese correo con la factura electrónica. Google Play no nos comparte tu correo: si no nos escribes, la factura de cada cobro se expide igualmente y queda a tu disposición hasta que la solicites.

Datos que recibimos: los del comprobante —identificador del pedido inicial de Google Play, fecha y hora de alta de la suscripción, plan elegido cuando la compra se hizo desde la aplicación, versión y fecha de vigencia de los Términos aceptados al comprar y fecha y hora de esa aceptación (o, si la aplicación no conserva esa constancia, la indicación de que no está disponible y la aceptación registrada en esa instalación), identificador de instalación y, cuando pides la factura de una renovación, el mes y año del cobro y el identificador del pedido de esa renovación—; el correo desde el que lo envías, que usamos para entregarte la factura de esa compra y las de sus renovaciones; y, si pides la factura con tu identificación, tu nombre o razón social y tu tipo y número de documento (con dígito de verificación cuando se trata de un NIT). No pedimos copia del RUT, teléfono ni otros datos innecesarios.

Finalidad: expedir y entregar la factura electrónica de cada compra y de cada renovación, y las notas crédito cuando haya reembolsos; documentar la contratación de la suscripción y conservar constancia de la aceptación de los Términos asociada a cada compra, junto con los demás soportes de la contratación (el registro del pedido en Google Play y el archivo de la versión de los Términos vigente); y cumplir las obligaciones tributarias, contables y de protección al consumidor de BINAVOX.

Fundamento: el cumplimiento de las obligaciones legales tributarias, comerciales y de protección al consumidor de BINAVOX, limitado a lo que esas obligaciones exigen. La solicitud explica cómo recibimos ciertos datos; no es una autorización para otros usos. Si alguna vez quisiéramos usarlos para una finalidad adicional que lo requiera, pediríamos antes tu autorización.

Roles: BINAVOX es el Responsable. La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales — DIAN recibe los datos como autoridad, por mandato legal, y opera la solución gratuita de facturación electrónica que utiliza BINAVOX. mi.com.co procesa los correos como encargado (sección 11.1).

Conservación: las facturas y sus soportes se conservan ordinariamente durante diez (10) años desde la fecha del último asiento, documento o comprobante correspondiente, y por un plazo mayor cuando exista una obligación aplicable que lo exija. Durante ese deber no procede su supresión. Esto no impide solicitar acceso, la rectificación mediante los mecanismos de facturación o la eliminación de datos accesorios que ya no sean necesarios. Los comprobantes de compra se conservan junto con la factura correspondiente, por el mismo plazo. Al agotarse ese deber, los datos se suprimen o anonimizan.

Estos datos no se usan con fines publicitarios ni se comunican a terceros distintos de los señalados.

11.4 Retractos, reembolsos y reclamaciones de consumo

Si escribes a ventas@binavox.com.co para ejercer el retracto, pedir un reembolso o presentar una reclamación, recibimos tu nombre, tu correo, el identificador del pedido de Google Play y la descripción de tu solicitud.

Finalidad: registrar la solicitud con un radicado de fecha y hora, darle trámite y seguimiento, gestionar el reembolso cuando proceda y conservar constancia de la atención.

Fundamento: el cumplimiento de las obligaciones legales de protección al consumidor.

Conservación: durante el tiempo necesario para atender la solicitud y las obligaciones legales, contables o de defensa que correspondan; cumplidas estas, se suprimen.

12. Contenido del documento PDF del acta

El PDF es el documento que el negocio entrega al interesado. Contiene:

• Datos del negocio: nombre, identificación, dirección y logotipo.
• Datos del operador: nombre, celular, correo y fotografía, sin enmascarar.
• Datos del interesado: nombre completo y número de identificación completo. El teléfono y el correo aparecen parcialmente enmascarados.
• La firma manuscrita del interesado, cuando se obtuvo, con su nombre, su número de identificación completo y la fecha y hora de la firma. Si el acta se finalizó sin firma, el PDF lo indica expresamente: "Acta finalizada sin firma del interesado. Este documento no deja constancia de su aceptación ni conformidad", con quién la finalizó y la fecha y hora; si no hubo interesado registrado, lo indica así.
• Las fotografías de la inspección. Si se capturaron con la ubicación activa, las coordenadas son visibles sobre cada imagen (sección 6).
• Un bloque de cierre que indica la cantidad de fotografías, videos y notas de voz registrados en el acta. Los videos y las notas de voz se conservan como archivos independientes, identificables por nombres que incluyen el número del acta.
• En la versión extendida del documento, una cadena de evidencias con las coordenadas de cada archivo y una huella SHA-256 que permite comprobar si cada archivo cambió después de guardarse en BINACAM.

Sobre el alcance de estas funciones. BINACAM aporta elementos de evidencia que contribuyen a documentar el estado de un bien en un momento determinado. La fuerza probatoria de un documento generado con la aplicación depende, en cada caso concreto, de circunstancias que exceden a la herramienta —entre ellas la confiabilidad de su generación, archivo y comunicación, la conservación de su integridad y la identificación de quien lo originó— y corresponde valorarla a la autoridad competente. BINACAM no constituye un servicio de firma digital, de certificación ni de estampado cronológico, y BINAVOX no garantiza un resultado probatorio determinado.

Sobre el número de identificación. El número de identificación del interesado se imprime completo, tanto en el bloque de datos como junto a la firma, con el fin de vincular la firma a una persona determinada. El negocio debe considerar que ese documento puede ser compartido posteriormente por canales electrónicos y evaluar, según su actividad, si esa práctica resulta necesaria y proporcionada a la finalidad perseguida.

13. Conservación y eliminación

El negocio decide cuánto tiempo conserva la información, porque reside en su dispositivo. Los datos deben conservarse durante el tiempo razonable y necesario para las finalidades del tratamiento y para atender las obligaciones legales o contractuales aplicables a su actividad.

Opciones disponibles en la aplicación:

• Eliminar un acta. Un acta, en curso o finalizada, puede eliminarse desde su detalle, con doble confirmación, con o sin suscripción activa, incluso en modo consulta. Qué se elimina y qué permanece:
  • Se borran del dispositivo: las fotografías, notas de voz, videos, la firma y los documentos PDF del acta.
  • Se reemplazan o vacían en el registro: los datos del interesado (nombre, documento, teléfono y correo), los datos de quien hizo la inspección (nombre, celular y correo), el identificador del bien y sus atributos, el kilometraje, las observaciones, y de cada evidencia su nombre de archivo, ubicación, descripción y textos reconocidos o transcritos.
  • Permanecen como constancia: el número del acta, los datos del negocio, la plantilla y sus rótulos, la etapa, las fechas de inicio, cierre y eliminación, la cantidad de evidencias y, de cada una, su tipo, número, fecha, tamaño, clasificación y huella SHA-256. Combinados con otros registros, estos datos podrían permitir vincular la constancia con una persona.
  • Si falta autorización para borrar algún archivo, la eliminación no se realiza y el acta queda intacta.
• Evidencias individuales: mientras el acta está en curso, puede eliminarse una fotografía, una nota de voz o un video, y el archivo se borra del dispositivo.
• Interesados y bienes registrados: pueden eliminarse desde las pantallas de Clientes y Vehículos. Eliminar un acta no los elimina, porque pueden figurar en otras actas; si una solicitud de supresión los incluye, deben eliminarse también desde esas pantallas.
• Borrar los datos de la aplicación o desinstalarla elimina la información de su almacenamiento propio, pero no garantiza borrar los archivos de las carpetas públicas (fotografías, notas de voz, videos, firmas y copias de seguridad), los PDF compartidos ni las copias enviadas a otros destinos.

Lo que queda fuera del alcance de la aplicación:

• Información ya enviada. Lo que salió hacia Telegram, hacia una hoja de cálculo o hacia otra aplicación no puede retirarse desde BINACAM. El negocio debe gestionar las copias que controla directamente en esos servicios; no puede prometerse la eliminación de copias en poder de terceros independientes. Cuando se elimina un acta mientras alguno de sus videos o notas de voz se encuentra en proceso de transmisión a Telegram, el archivo puede completar su envío. La eliminación local del acta no garantiza la cancelación de transmisiones ya iniciadas ni la eliminación de archivos previamente recibidos por terceros.
• Copias de seguridad anteriores. Una copia generada antes de eliminar un acta todavía la contiene. Si se restaura, el acta vuelve a aparecer con sus datos y debe eliminarse de nuevo. Al restaurar, la aplicación muestra la fecha de la copia y lo advierte. Después de eliminar un acta, se recomienda generar una copia nueva y descartar las anteriores que el negocio controle.

Sobre la procedencia de la supresión. La supresión y la revocatoria de la autorización no proceden cuando exista un deber legal o contractual que imponga la permanencia de los datos. Si el negocio niega o limita una supresión por esa razón, debe indicar la obligación concreta y su plazo. Que el acta esté firmada, o el simple interés en conservarla, no equivale por sí solo a ese deber.

14. Derechos de los titulares y procedimiento para ejercerlos

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, todo titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos; a solicitar prueba de la autorización otorgada; a ser informado sobre el uso que se les ha dado; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización; a solicitar la supresión cuando proceda; y a acceder de forma gratuita a sus datos.

El canal ante el cual se ejercen depende de qué datos se trate.

14.1 Datos contenidos en una inspección

Si firmaste un acta o tus datos figuran en ella, el Responsable es el negocio que realizó la inspección, y ante él debes dirigir tu solicitud. Sus datos de contacto aparecen en el documento que recibiste. El negocio cuenta en la aplicación con la función de eliminar un acta (sección 13) para atender una supresión que proceda.

BINAVOX no dispone de esa información. Si recibimos un reclamo que corresponde a un negocio identificable, se lo trasladamos dentro de los dos (2) días hábiles siguientes y te informamos de ello. Si no podemos identificarlo, te orientamos sobre cómo dirigirte al negocio.

14.2 Datos tratados directamente por BINAVOX

Respecto de los datos descritos en la sección 11 —soporte, suscripciones, facturación y reclamaciones de consumo—, BINAVOX es el Responsable y puedes ejercer tus derechos directamente ante nosotros. La supresión no procede respecto de los datos contenidos en facturas expedidas mientras exista el deber legal de conservarlas (sección 11.3).

Procedimiento:

1. Envía tu solicitud a datospersonales@binavox.com.co.
2. Indica tu nombre, un dato que permita identificar la comunicación, suscripción o factura de que se trata, la descripción de los hechos, el derecho que deseas ejercer y una dirección de contacto para la respuesta. Adjunta los documentos que quieras hacer valer.
3. Si la solicitud está incompleta, te pediremos que la completes dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Si pasan dos (2) meses sin que aportes la información requerida, se entenderá desistida.
4. Cuando recibamos un reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda "reclamo en trámite" y el motivo, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, y la mantendremos hasta que se decida.

Plazos de respuesta:

14.3 Queja ante la autoridad

Si consideras que tus datos han sido tratados indebidamente, puedes acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co). Ten en cuenta que, por regla general, la queja procede una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado.

15. Obligaciones del negocio que usa BINACAM

Al usar BINACAM, el negocio actúa como Responsable del tratamiento y asume, entre otras, las siguientes obligaciones:

1. Obtener autorización previa, expresa e informada de cada interesado antes de registrar sus datos y su firma, mediante un texto adecuado a su actividad y a sus finalidades. La redacción de esa autorización y su suficiencia legal son responsabilidad exclusiva del negocio.
2. Cuando el tratamiento involucre datos sensibles (sección 8), informar al titular cuáles lo son y con qué finalidad se usarán, y advertirle expresamente que no está obligado a autorizar su tratamiento.
3. Informar al interesado la finalidad del tratamiento y sus derechos, y atender sus consultas y reclamos en los plazos legales.
4. Conservar prueba de la autorización otorgada. La firma del acta no sustituye esa autorización, que tiene su propia finalidad.
5. Abstenerse de recolectar datos que no sean necesarios para la finalidad legítima de la inspección.
6. Proteger el dispositivo y controlar quién accede a él.
7. Custodiar y respaldar la información. La información existe únicamente en su dispositivo. Definir una estrategia de respaldo y asumir las obligaciones derivadas son responsabilidad del negocio. BINAVOX no conserva copia y no puede recuperar información perdida.
8. Antes de activar cualquier canal de envío, determinar si la operación constituye transmisión o transferencia, nacional o internacional, y adoptar los contratos y autorizaciones exigibles (sección 10.6).
9. Adoptar las medidas de seguridad que le correspondan y definir sus períodos de conservación.
10. Registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos cuando la ley se lo exija.
11. Tener un procedimiento para atender solicitudes de los titulares: quién las recibe, cómo verifica la identidad y el alcance, cómo evalúa si existe un deber real de conservar (indicando la obligación y su plazo), cómo ejecuta la supresión o rectificación en el dispositivo —con la función de eliminar un acta y las pantallas de Clientes y Vehículos—, cómo gestiona las copias externas que controla, y cómo responde dentro de los plazos legales, normalmente quince (15) días hábiles para un reclamo.

Autorización para captar y comunicar evidencias. El negocio usuario es responsable de contar, cuando resulte legalmente exigible, con la autorización previa, expresa e informada de los titulares o con otra base jurídica válida para captar, registrar, almacenar, utilizar y comunicar sus datos personales mediante fotografías, videos, grabaciones de voz, documentos y demás evidencias incorporadas a las actas.

La obligación comprende el tratamiento de la imagen, la voz, las conversaciones y otros datos que permitan identificar a las personas registradas, incluyendo terceros que aparezcan o sean audibles en las evidencias.

Cuando se traten datos sensibles, el negocio deberá observar las exigencias legales especiales aplicables, incluida la autorización explícita cuando corresponda y la información sobre el carácter facultativo de su suministro, salvo las excepciones legalmente previstas.

BINACAM proporciona herramientas tecnológicas para el registro y la comunicación de evidencias. Su utilización no constituye, por sí misma, una autorización de los titulares grabados ni exonera al negocio de sus obligaciones legales.

BINACAM es una herramienta de documentación, no un servicio de asesoría legal. BINAVOX no redacta, revisa ni valida los textos de autorización, las políticas de tratamiento ni los demás instrumentos que el negocio deba adoptar. Los deberes de conservación, las finalidades admisibles y el régimen aplicable varían según la actividad —transporte y aduanas, construcción, vigilancia privada, arrendamiento y otras—, por lo que el negocio debe asesorarse sobre su propio marco normativo.

16. Menores de edad

BINACAM no está dirigida a menores de edad ni prevé su uso como operadores de la aplicación.

Si en el desarrollo de una inspección resultara necesario registrar datos de un menor, corresponde al negocio, como Responsable:

• Obtener la autorización de su representante legal.
• Asegurar que el tratamiento responda al interés superior del menor y respete sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
• Garantizar el derecho del menor a ser escuchado, valorando su opinión según su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.
• Abstenerse de recolectar datos de menores cuando no sean estrictamente necesarios para la finalidad legítima de la inspección.

17. Vigencia

Esta política entra en vigencia el 12 de octubre de 2026 y permanece vigente mientras no sea sustituida por una versión posterior publicada en esta misma dirección.

Período de vigencia de las bases de datos de BINAVOX. Las bases de datos administradas por BINAVOX —descritas en la sección 11— se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades allí indicadas, así como las obligaciones administrativas, contables, fiscales, jurídicas o contractuales aplicables. Cumplidas esas finalidades y plazos, los datos serán suprimidos cuando no exista deber legal o contractual de conservación.

BINAVOX no determina el período de vigencia de las bases de datos de los negocios que usan BINACAM: esa definición corresponde a cada negocio como Responsable.

18. Cambios en esta política

Esta revisión de la Política de Privacidad versión 1.0 sustituye los textos publicados el 18 y el 30 de septiembre de 2026. Conserva el mismo número de versión y la misma fecha de entrada en vigencia porque BINACAM aún no se había comercializado. BINAVOX S.A.S. conserva un registro histórico de las publicaciones anteriores, con sus respectivas fechas, textos y mecanismos de verificación de integridad documental.

Publicaremos cualquier modificación en esta misma dirección, actualizando el número de versión y la fecha de entrada en vigencia. Los cambios sustanciales se comunicarán además dentro de la aplicación.

Las modificaciones que afecten sustancialmente las finalidades del tratamiento de datos personales se comunicarán a los titulares y, cuando legalmente corresponda, se solicitarán las autorizaciones necesarias antes de aplicar las nuevas finalidades.

19. Contacto