Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales — BINACAM

1. Identificación del responsable

BINAVOX S.A.S., sociedad constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.996.840-2, con domicilio en la ciudad de Bogotá D.C. y dirección en la Calle 56 No. 85I-06, Torre 8, Apartamento 504, Bogotá D.C., Colombia, es la desarrolladora de la aplicación BINACAM.

Teléfono: +57 312 490 5488

Canales de contacto:

El área responsable de atender peticiones, consultas y reclamos relacionados con datos personales es la administración de BINAVOX S.A.S., a través del correo datospersonales@binavox.com.co. El procedimiento y los plazos aplicables se describen en la sección 14.

2. Qué es BINACAM y a quién va dirigida

BINACAM es una aplicación móvil que permite a una empresa documentar el estado de un bien en el momento de su recepción o entrega, mediante fotografías, notas de voz, video y la firma de la persona interesada.

La aplicación es transversal: se usa en actividades tan distintas como el mantenimiento y reparación de vehículos, el lavado y estética automotriz, el arrendamiento de inmuebles, la construcción y la interventoría de obra, la vigilancia y seguridad privada, la logística y el manejo de contenedores, y otras actividades donde documentar el estado de un bien resulta relevante.

A lo largo de este documento usamos el término "el negocio" para referirnos a la empresa o persona que usa la aplicación, y "el interesado" para referirnos a la persona cuyos datos quedan registrados en el acta y que la firma.

3. BINAVOX no recibe los datos de sus inspecciones

BINACAM funciona sin conexión y almacena la información de las inspecciones en el dispositivo del negocio.

BINAVOX no opera servidores destinados a recibir o almacenar el contenido de las inspecciones realizadas con BINACAM. No tenemos acceso a las actas, fotografías, notas de voz, videos, firmas, ubicaciones ni datos de contacto que el negocio registre. No podemos consultarlos, no podemos recuperarlos si se pierden, y no podemos entregarlos a un tercero porque no los tenemos.

De esto se desprende la distribución de responsabilidades que rige esta política:

• El negocio es el Responsable del tratamiento de los datos personales de los interesados. Es quien decide qué datos recolecta, con qué finalidad, por cuánto tiempo los conserva, a qué servicios externos los transmite y bajo qué condiciones.
• Respecto de los datos contenidos en las inspecciones, y mientras estos permanezcan bajo control exclusivo del negocio en su dispositivo o en los servicios externos que este configure directamente, BINAVOX actúa como proveedor de tecnología: no recibe dichos datos ni realiza su tratamiento por cuenta del negocio.

Esta calificación depende de las condiciones reales de operación descritas en este documento. BINAVOX diseña BINACAM procurando incorporar salvaguardas que faciliten un tratamiento seguro y conforme a la normativa aplicable, y describe con transparencia sus limitaciones.

BINAVOX sí trata determinados datos personales en dos situaciones acotadas —solicitudes de soporte y administración de suscripciones— descritas en la sección 11. Respecto de esos datos, BINAVOX es Responsable del tratamiento.

4. Qué información maneja la aplicación

Toda la información de esta sección se guarda en el dispositivo del negocio.

4.1 Datos del negocio y de quien opera la aplicación

Nombre del negocio, número de identificación tributaria, dirección, logotipo, y el nombre, celular, correo y fotografía de la persona que realiza la inspección.

4.2 Datos del interesado

Nombre, número de identificación, teléfono, correo electrónico y dirección. Estos datos los introduce el negocio.

4.3 Datos del bien inspeccionado

Identificador principal —placa, número de activo, número de contenedor, número de lote, según la actividad— y los atributos que correspondan al tipo de bien.

4.4 Evidencias

Fotografías, notas de voz, videos, observaciones escritas y la firma manuscrita del interesado, capturada en pantalla. Ver la sección 8 sobre datos sensibles.

4.5 Ubicación geográfica

Si el negocio concede el permiso de ubicación precisa, cada fotografía queda asociada a las coordenadas del lugar donde se tomó. Ver la sección 6.

4.6 Identificador de instalación

La aplicación genera un identificador aleatorio propio para distinguir un dispositivo de otro. No lee ningún identificador del hardware ni del sistema operativo: no accede al IMEI, al número de serie, a la dirección MAC ni al identificador de publicidad. El identificador desaparece al desinstalar la aplicación y se genera uno nuevo si se reinstala.

Este identificador no está diseñado para identificar directamente a una persona. Sin embargo, cuando se asocia con información suministrada en una solicitud de soporte —por ejemplo, la dirección de correo del remitente— puede constituir un dato personal vinculado a ese usuario o dispositivo. Ver la sección 11.

5. Permisos que solicita la aplicación

La aplicación no solicita permisos de contactos, calendario, llamadas, mensajes, sensores corporales, actividad física, ubicación en segundo plano, ni acceso a archivos ajenos a los que ella misma genera.

6. Ubicación geográfica

Cuando el permiso de ubicación precisa está concedido, las coordenadas quedan registradas en tres lugares a la vez:

1. En la base de datos interna, asociadas a cada fotografía.
2. En los metadatos EXIF del archivo de imagen.
3. Impresas visiblemente sobre la fotografía, como una línea de texto sobreimpresa.

Es una decisión de diseño deliberada: busca que la evidencia no se separe de su contexto.

Sobre la ubicación aproximada. En Android 12 y versiones posteriores, el sistema permite elegir entre ubicación Precisa y Aproximada al momento de conceder el permiso. BINACAM solo registra coordenadas precisas. Si se concede únicamente ubicación aproximada, la aplicación la descarta y las fotografías quedan sin coordenadas, igual que si el permiso se hubiera negado. Es una decisión deliberada: una coordenada aproximada, presentada con la misma apariencia que una precisa, induciría a error sobre el lugar donde se tomó la evidencia.

Sobre la precisión. Las coordenadas se muestran con seis posiciones decimales. Este formato no constituye una garantía de exactitud geográfica: la precisión real depende del dispositivo, de la disponibilidad de señal satelital y de las condiciones del entorno. La cantidad de decimales indica la resolución con que se representa el número, no el margen de error de la medición.

Consecuencia que el negocio debe conocer: como las coordenadas están impresas sobre la propia imagen, viajan con la fotografía a cualquier parte donde esta se comparta, incluido el documento PDF que se entrega al interesado. Si el negocio no desea que la ubicación quede registrada, tiene dos vías: negar el permiso de ubicación, o concederlo únicamente como Aproximada en Android 12 o versiones posteriores. En ambos casos la aplicación funciona con normalidad y las fotografías quedan sin coordenadas.

La firma manuscrita es la única evidencia que nunca lleva coordenadas.

7. Dónde se guarda la información en el dispositivo

Advertencia expresa sobre la firma manuscrita. La firma se guarda como una imagen en una carpeta pública del dispositivo, junto con las fotografías. Esto permite que el negocio consulte y respalde sus evidencias con las herramientas del propio teléfono, pero significa que cualquier aplicación instalada con permiso de acceso a imágenes puede leerla, así como cualquier persona que acceda al dispositivo desbloqueado.

Dado que la firma manuscrita puede constituir un dato personal sensible (sección 8), el negocio debe proteger el dispositivo con bloqueo de pantalla, mantener el sistema operativo actualizado, restringir su uso al personal autorizado y evaluar qué aplicaciones instala en él.

7.1 Custodia de la información y pérdida del dispositivo

Toda la información existe en el dispositivo del negocio. BINACAM no la replica en ningún servidor, ni de BINAVOX ni de terceros, salvo los envíos que el propio negocio configure y active (sección 10).

Si el dispositivo se pierde, se daña, es robado o se formatea, toda la información se pierde con él: las actas, las fotografías, las notas de voz, los videos y las firmas. BINAVOX no conserva copia de esa información y no puede recuperarla en ninguna circunstancia, porque nunca la tuvo.

Respaldar la información es una decisión y una responsabilidad exclusivas del negocio. BINACAM guarda las evidencias en carpetas visibles del dispositivo precisamente para que el negocio pueda respaldarlas con las herramientas que elija: la copia de seguridad que ofrece el propio sistema operativo, un servicio de almacenamiento en la nube, una aplicación de sincronización de carpetas, o una copia manual a un computador.

BINAVOX no presta servicios de respaldo, no administra ni recomienda ningún proveedor de almacenamiento en la nube, y no tiene relación comercial con ninguno. La aplicación menciona alternativas en su pantalla de configuración a título meramente informativo.

El negocio deberá determinar, según las condiciones del proveedor que utilice, si la copia constituye una transmisión o una transferencia de datos personales, nacional o internacional, y adoptar previamente las autorizaciones, contratos y demás mecanismos que resulten exigibles. La distinción y sus consecuencias se explican en la sección 10.6.

8. Datos personales sensibles

La Ley 1581 de 2012 define como sensibles aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, e incluye expresamente los datos biométricos.

Dependiendo de su contenido, las evidencias capturadas con BINACAM pueden involucrar datos personales sensibles. En particular:

• La firma manuscrita. Cumple en el acta una función de identificación y de atribución de autoría. Las autoridades han reconocido que las características biométricas comportamentales pueden incluir la forma de firmar, por lo que existe un riesgo relevante de que la firma sea tratada jurídicamente como dato sensible.
• Las fotografías y los videos. Si captan el rostro de una persona de forma identificable, pueden involucrar datos biométricos.
• Las notas de voz. Si registran la voz de una persona identificable, o si su contenido revela información sobre su salud, sus creencias u otras categorías protegidas.
• Las observaciones escritas. Si el operador consigna información que pertenezca a categorías especiales.

Consecuencias para el negocio como Responsable. El tratamiento de datos sensibles está sujeto a reglas reforzadas. Entre otras, el negocio debe informar al titular cuáles de los datos recolectados son sensibles y con qué finalidad serán utilizados, y advertirle expresamente que no está obligado a autorizar su tratamiento, salvo en los casos en que la ley no lo exija. El negocio debe además abstenerse de recolectar datos sensibles que no sean estrictamente necesarios para la finalidad legítima de la inspección.

BINAVOX no determina qué evidencias captura cada negocio ni con qué finalidad, y no puede evaluar por él si un tratamiento concreto involucra datos sensibles.

9. Seguridad: qué protege la aplicación y qué no

Somos explícitos sobre los límites, porque una declaración de seguridad que prometa más de lo que el producto ofrece no protege a nadie.

Lo que sí:

• La información de las inspecciones no se envía a servidores de BINAVOX.
• La base de datos, la configuración y los documentos PDF residen en almacenamiento privado de la aplicación, inaccesible para otras aplicaciones en un dispositivo sin modificar.
• Las comunicaciones con Telegram se realizan sobre conexión cifrada (HTTPS).
• El código de configuración QR viaja cifrado con AES-256-GCM y una clave derivada del código de verificación, que debe transmitirse por un canal distinto al del propio código.
• La aplicación no incorpora ninguna herramienta de analítica, publicidad, telemetría ni reporte de fallos de terceros. No hay componentes de Google Analytics, Firebase, Crashlytics, redes publicitarias ni similares.
• La aplicación no permite copias de seguridad automáticas del sistema operativo, para que los datos no se repliquen fuera del dispositivo sin decisión del negocio.

Lo que no:

• La información no está cifrada en reposo. Ni la base de datos, ni las evidencias, ni la configuración, ni el archivo de copia de seguridad. Quien tenga acceso al dispositivo desbloqueado, o acceso con privilegios de administrador, puede leerla.
• Las credenciales de los canales de envío se guardan sin cifrar en el almacenamiento privado de la aplicación. Esto incluye el identificador del bot de Telegram y la dirección de la hoja de cálculo. Se asume que el dispositivo está bajo control del negocio.
• Las evidencias residen en carpetas públicas del dispositivo, accesibles a otras aplicaciones con permiso de lectura de medios (sección 7).
• La seguridad del dispositivo es responsabilidad del negocio.

10. Envío de información a servicios externos

La aplicación puede transmitir información a servicios de terceros. Todos estos envíos son opcionales, se encuentran desactivados mientras el negocio no los configure, operan con las credenciales que el propio negocio provee, y ninguno pasa por BINAVOX.

10.1 Telegram

Si el negocio vincula un canal de Telegram, al finalizar cada acta se envía:

• Un mensaje de texto con el número de acta, el identificador del bien, el nombre del interesado, la etapa, el negocio, el operador, la fecha, un resumen de hallazgos y las observaciones abreviadas. No incluye el teléfono ni el correo del interesado.
• El documento PDF completo del acta, con todo lo descrito en la sección 12.

10.2 Hoja de cálculo de Google

Si el negocio vincula una hoja de cálculo, al finalizar cada acta se envía una fila con los datos del acta. A diferencia de Telegram, esta fila incluye el número de identificación, el teléfono y el correo del interesado, y las observaciones completas sin abreviar.

10.3 Copia de seguridad diaria automática

Esta función está desactivada de fábrica y solo opera si el negocio la activa expresamente y ha vinculado previamente un canal de Telegram.

Cuando está activa, una vez al día se envía a ese canal un archivo comprimido que contiene la base de datos completa del dispositivo: todos los interesados registrados con sus nombres, números de identificación, teléfonos y correos; todos los bienes; todas las actas con sus observaciones; y el registro completo de evidencias con sus coordenadas. La copia no incluye las fotografías, las notas de voz ni los videos.

Advertencia reforzada. Esta función transmite la totalidad de la base de datos del negocio, incluidos los datos de todos sus interesados históricos, a un servicio de mensajería operado por un tercero, con servidores fuera de Colombia. El archivo se transmite sin cifrado propio, protegido únicamente por el cifrado de transporte del servicio.

Antes de activarla, el negocio debe evaluar si esa operación es compatible con sus obligaciones legales, incluidas las relativas a transferencia o transmisión internacional de datos (sección 10.6). La activación por parte del negocio no sustituye las autorizaciones que la ley exija de los titulares.

10.4 Configuración de otro dispositivo mediante código QR

Permite trasladar la configuración de un dispositivo a otro. El código viaja cifrado y puede contener las credenciales de los canales de envío. No incluye el identificador de instalación ni los datos del operador. Solo puede descifrarlo quien tenga el código de verificación, que debe comunicarse por un canal distinto —por ejemplo, una llamada— y nunca junto al propio código.

10.5 Compartir manualmente

Cuando el negocio comparte un acta usando el menú del sistema operativo, el archivo sale hacia la aplicación que elija en ese momento. La aplicación destino y su tratamiento posterior quedan fuera del alcance de BINACAM.

10.6 Transmisión y transferencia de datos: obligaciones del negocio

La normativa colombiana distingue dos figuras, con consecuencias distintas:

• Transmisión: el receptor trata los datos como Encargado, por cuenta y siguiendo instrucciones del Responsable. La transmisión internacional exige, por regla general, un contrato de transmisión que imponga al receptor las obligaciones correspondientes.
• Transferencia: el receptor asume la condición de Responsable y trata los datos para sus propias finalidades. La transferencia internacional está sujeta al artículo 26 de la Ley 1581, que la prohíbe hacia países que no ofrezcan niveles adecuados de protección, salvo las excepciones legales, entre ellas la autorización expresa e inequívoca del titular.

El negocio, como Responsable, debe determinar en cada caso qué figura corresponde al servicio que utilice —Telegram, hoja de cálculo, proveedor de respaldo en la nube u otro—, según las condiciones de ese proveedor, y adoptar previamente los contratos, autorizaciones y demás mecanismos exigibles.

Subrayamos un punto que suele pasarse por alto: la decisión del negocio de activar un canal no equivale a la autorización de los titulares cuyos datos se transmitirán. Cuando la ley exija autorización del titular, esa autorización debe obtenerse de él.

BINAVOX no es parte de esas relaciones, no interviene en la contratación con esos proveedores y no puede evaluarlas por el negocio.

10.7 Advertencia sobre los servicios de terceros

Una vez la información llega a Telegram, a Google o a cualquier otra aplicación, queda sujeta a las políticas de privacidad de esos servicios, que pueden almacenarla en servidores fuera de Colombia. BINAVOX no controla esos servicios, no tiene acceso a la información allí depositada y no puede retirarla.

11. Datos que BINAVOX sí trata

Respecto de los datos descritos en esta sección, BINAVOX es Responsable del tratamiento, y los titulares pueden ejercer sus derechos directamente ante BINAVOX conforme al procedimiento de la sección 14.

11.1 Solicitudes de soporte y de datos personales

Si el negocio o cualquier persona nos escribe a soporte@binavox.com.co o a datospersonales@binavox.com.co, recibimos el mensaje con los datos que decida incluir: como mínimo, la dirección de correo del remitente y el contenido de la comunicación.

Desde la aplicación, el botón de soporte adjunta automáticamente información técnica —versión de la aplicación e identificador de instalación—. Al quedar asociada a la dirección de correo del remitente, esa información técnica puede constituir un dato personal vinculado a esa persona o a su dispositivo.

Finalidad: atender la solicitud, diagnosticar problemas técnicos, dejar constancia del trámite y responder consultas y reclamos.

Conservación: durante el tiempo razonable y necesario para cumplir esas finalidades y las obligaciones administrativas, contables, fiscales, jurídicas o contractuales aplicables. Cumplidas estas, se procede a su supresión cuando no exista deber legal o contractual de conservación.

Estos datos no se usan con fines publicitarios ni se comparten con terceros, salvo requerimiento de autoridad competente.

11.2 Suscripciones a través de Google Play

Los pagos se procesan íntegramente por Google Play. BINAVOX no recibe ni almacena datos de tarjetas ni de medios de pago. A través de la consola de Google Play accedemos a información de la transacción —país, estado y vigencia de la suscripción— con la finalidad de administrar el servicio, verificar el derecho de uso y atender solicitudes comerciales.

El tratamiento que Google realice de esos datos se rige por su propia política de privacidad y queda fuera del control de BINAVOX.

12. Contenido del documento PDF del acta

El PDF es el documento que el negocio entrega al interesado. Contiene:

• Datos del negocio: nombre, identificación, dirección y logotipo.
• Datos del operador: nombre, celular, correo y fotografía, sin enmascarar.
• Datos del interesado: nombre completo y número de identificación completo. El teléfono y el correo aparecen parcialmente enmascarados.
• La firma manuscrita del interesado, con su nombre, su número de identificación completo y la fecha y hora de la firma.
• Las fotografías de la inspección. Si se capturaron con la ubicación activa, las coordenadas son visibles sobre cada imagen (sección 6).
• En la versión extendida del documento, una cadena de evidencia con las coordenadas de cada archivo y una huella digital destinada a facilitar verificaciones de integridad y detectar modificaciones del archivo, conforme al mecanismo implementado por BINACAM.

Sobre el alcance de estas funciones. BINACAM aporta elementos de evidencia que contribuyen a documentar el estado de un bien en un momento determinado. La fuerza probatoria de un documento generado con la aplicación depende, en cada caso concreto, de circunstancias que exceden a la herramienta —entre ellas la confiabilidad de su generación, archivo y comunicación, la conservación de su integridad y la identificación de quien lo originó— y corresponde valorarla a la autoridad competente. BINACAM no constituye un servicio de firma digital, de certificación ni de estampado cronológico, y BINAVOX no garantiza un resultado probatorio determinado.

Sobre el número de identificación. El número de identificación del interesado se imprime completo, tanto en el bloque de datos como junto a la firma, con el fin de vincular la firma a una persona determinada. El negocio debe considerar que ese documento puede ser compartido posteriormente por canales electrónicos y evaluar, según su actividad, si esa práctica resulta necesaria y proporcionada a la finalidad perseguida.

13. Conservación y eliminación

El negocio decide cuánto tiempo conserva la información, porque reside en su dispositivo. Los datos deben conservarse durante el tiempo razonable y necesario para las finalidades del tratamiento y para atender las obligaciones legales o contractuales aplicables a su actividad.

Opciones disponibles en la aplicación:

• Evidencias individuales: el negocio puede eliminar una fotografía, una nota de voz o un video desde la aplicación, y el archivo se borra físicamente del dispositivo.
• Interesados y bienes registrados: pueden eliminarse desde las pantallas de gestión.
• Eliminación total: el negocio puede eliminar toda la información desinstalando la aplicación o borrando sus datos desde los ajustes del dispositivo. Esta acción es irreversible.

Limitación que el negocio debe conocer antes de adoptar la aplicación:

La versión actual de BINACAM no permite eliminar de forma individual un acta ya finalizada. Las opciones disponibles son eliminar sus evidencias una a una, o eliminar la totalidad de la información de la aplicación.

Esta limitación puede resultar relevante cuando el negocio deba atender una solicitud de supresión que resulte procedente. El negocio debe evaluar esta característica antes de adoptar la aplicación y considerarla al definir sus procedimientos internos de atención a titulares. BINAVOX tiene previsto incorporar una función de eliminación individual en versiones futuras.

Sobre la procedencia de la supresión. La supresión y la revocatoria de la autorización no proceden cuando exista un deber legal o contractual que imponga la permanencia de los datos en la base de datos. Determinar si ese deber existe en un caso concreto corresponde al negocio como Responsable, atendiendo a su actividad y al régimen que le resulte aplicable. La existencia de un interés en conservar el documento no equivale por sí sola a un deber legal o contractual de conservación.

Información ya enviada. Lo que salió hacia Telegram, hacia una hoja de cálculo o hacia otra aplicación no puede retirarse desde BINACAM. El negocio debe gestionarlo directamente en esos servicios.

14. Derechos de los titulares y procedimiento para ejercerlos

Conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015, todo titular tiene derecho a conocer, actualizar y rectificar sus datos; a solicitar prueba de la autorización otorgada; a ser informado sobre el uso que se les ha dado; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización; a solicitar la supresión cuando proceda; y a acceder de forma gratuita a sus datos.

El canal ante el cual se ejercen depende de qué datos se trate.

14.1 Datos contenidos en una inspección

Si usted firmó un acta o sus datos figuran en ella, el Responsable es el negocio que realizó la inspección, y ante él debe dirigir su solicitud. Sus datos de contacto aparecen en el documento que recibió.

BINAVOX no puede atender esas solicitudes porque no dispone de la información ni tiene acceso a ella.

14.2 Datos tratados directamente por BINAVOX

Respecto de los datos descritos en la sección 11 —solicitudes de soporte y administración de suscripciones—, BINAVOX es el Responsable y usted puede ejercer sus derechos directamente ante nosotros.

Procedimiento:

1. Envíe su solicitud a datospersonales@binavox.com.co.
2. Indique su nombre, un dato que permita identificar la comunicación o suscripción de que se trata, la descripción de los hechos y el derecho que desea ejercer, y una dirección de contacto para la respuesta. Adjunte los documentos que quiera hacer valer.
3. Si la solicitud está incompleta, le pediremos que la complete dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción. Transcurridos dos (2) meses sin que aporte la información requerida, se entenderá desistida.

Plazos de respuesta:

14.3 Queja ante la autoridad

Si considera que sus datos han sido tratados indebidamente, puede acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co). Tenga en cuenta que, por regla general, la queja procede una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado.

15. Obligaciones del negocio que usa BINACAM

Al usar BINACAM, el negocio actúa como Responsable del tratamiento y asume, entre otras, las siguientes obligaciones:

1. Obtener autorización previa, expresa e informada de cada interesado antes de registrar sus datos y su firma, mediante un texto adecuado a su actividad y a sus finalidades. La redacción de esa autorización y su suficiencia legal son responsabilidad exclusiva del negocio.
2. Cuando el tratamiento involucre datos sensibles (sección 8), informar al titular cuáles lo son y con qué finalidad se usarán, y advertirle expresamente que no está obligado a autorizar su tratamiento.
3. Informar al interesado la finalidad del tratamiento y sus derechos, y atender sus consultas y reclamos en los plazos legales.
4. Conservar prueba de la autorización otorgada.
5. Abstenerse de recolectar datos que no sean necesarios para la finalidad legítima de la inspección.
6. Proteger el dispositivo y controlar quién accede a él.
7. Custodiar y respaldar la información. La información existe únicamente en su dispositivo. Definir una estrategia de respaldo y asumir las obligaciones derivadas son responsabilidad del negocio. BINAVOX no conserva copia y no puede recuperar información perdida.
8. Antes de activar cualquier canal de envío, determinar si la operación constituye transmisión o transferencia, nacional o internacional, y adoptar los contratos y autorizaciones exigibles (sección 10.6).
9. Adoptar las medidas de seguridad que le correspondan y definir sus períodos de conservación.
10. Registrar sus bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos cuando la ley se lo exija.

BINACAM es una herramienta de documentación, no un servicio de asesoría legal. BINAVOX no redacta, revisa ni valida los textos de autorización, las políticas de tratamiento ni los demás instrumentos que el negocio deba adoptar. Los deberes de conservación, las finalidades admisibles y el régimen aplicable varían según la actividad —transporte y aduanas, construcción, vigilancia privada, arrendamiento y otras—, por lo que el negocio debe asesorarse sobre su propio marco normativo.

16. Menores de edad

BINACAM no está dirigida a menores de edad ni prevé su uso como operadores de la aplicación.

Si en el desarrollo de una inspección resultara necesario registrar datos de un menor, corresponde al negocio, como Responsable:

• Obtener la autorización de su representante legal.
• Asegurar que el tratamiento responda al interés superior del menor y respete sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
• Garantizar el derecho del menor a ser escuchado, valorando su opinión según su madurez, autonomía y capacidad para comprender el asunto.
• Abstenerse de recolectar datos de menores cuando no sean estrictamente necesarios para la finalidad legítima de la inspección.

17. Vigencia

Esta política entra en vigencia el 15 de septiembre de 2026 y permanece vigente mientras no sea sustituida por una versión posterior publicada en esta misma dirección.

Período de vigencia de las bases de datos de BINAVOX. Las bases de datos administradas por BINAVOX —descritas en la sección 11— se conservarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades allí indicadas, así como las obligaciones administrativas, contables, fiscales, jurídicas o contractuales aplicables. Cumplidas esas finalidades y plazos, los datos serán suprimidos cuando no exista deber legal o contractual de conservación.

BINAVOX no determina el período de vigencia de las bases de datos de los negocios que usan BINACAM: esa definición corresponde a cada negocio como Responsable.

18. Cambios en esta política

Publicaremos cualquier modificación en esta misma dirección, actualizando el número de versión y la fecha de entrada en vigencia. Los cambios sustanciales se comunicarán además dentro de la aplicación.

19. Contacto